12 tips voor het leidinggeven aan je team op afstand
Hoe zorg je ervoor dat iedereen gemotiveerd blijft in je team? Liggen er valkuilen op de vloer? Hoe houd je de vergaderingen zo productief mogelijk? Hier zijn allemaal foefjes voor om dit zo goed mogelijk voor elkaar te krijgen.
Hieronder ga ik 12 tips opsommen die direct kunnen worden ingezet om de samenwerking plezierig en optimaal te houden.
Hoe word je online vergadering meer boeiend?
Het is natuurlijk heel erg makkelijk om lekker onderuitgezakt te gaan zitten ten tijden van je online meeting. Het is aantrekkelijk om jezelf meer als toeschouwer weg te zetten dan als deelnemer. Hoe zorg je er nu voor dat iedereen scherp is en aanhaakt in de discussie? We vergaderen om te communiceren, discussiëren, om elkaar te beïnvloeden, voor het oplossen van de problemen en te verbinden. Het beste is om bij online vergaderingen deelnemers te activeren en zo min mogelijk zware informatie te zenden.
1) Stuur informatie en de agenda voor het begin van de meeting.
Het is het beste om vooraf alle informatie te verzenden per email. Zodat je tijdens de online meeting zo min mogelijk hoeft te zenden.
2) Start met een check-in.
De start van een online meeting zou je het beste kunnen beginnen met een check–in. Begin met een rondje hoe het met iedereen gaat, hoe gaat het thuis? Heeft er iemand zieken in zijn of haar omgeving? Stel elkaar vragen over wat er gezegd wordt. Helemaal in deze tijd is dit zeer belangrijk. Sociale eenzaamheid liggen ten tijde van een pandemie op de loer.
3) Na een meeting: begin weer snel.
Zorg dat je je team weer snel aan het werk zet, in kleine groepjes van 2 of 3 personen. Hoe sneller je begint, hoe verser de informatie in je herinneringen zit.
4) Voorkom dat je te veel slides hebt in je PowerPoint presentatie.
De spanningsboog voor concentratie is het algemeen al redelijk laag bij mensen, bij online presentaties is dit nog een stukje korter. Hou het zoveel mogelijk op maximaal 2 of 3 slides.
5) Zorg dat je nooit langer dan 5 minuten aan het woord bent.
Dit komt voort uit wat er gezegd was bij punt 4: de focus wanneer er wordt gepraat is van korte duur, wissel het af met afbeeldingen, filmpjes of discussies. Zorg achteraf dat de groepjes van maximaal 2 of 3 personen de opdracht bespreken met de collega’s.
6) Als er een groepsdiscussie ontstaat, spreek van te voren de spelregels af.
Je wilt niet dat iedereen door elkaar gaat praten of de wat minder extroverte collegas de overhand gaan nemen, dit is het beste te voorkomen om vooraf duidelijk af te spreken wat de spelregels tijdens de brainstorm of discussie zijn. Een evaluatie aan het einde van de vergadering wat welk en wat niet werkt is ook een goed idee voor volgende keer.
7) Investeren in communicatie is erg belangrijk.
Je ziet elkaar niet face to face, dus je mist de sociale signalen. Het is dus belangrijk om extra je best te doen om elkaar zo goed mogelijk te begrijpen. Je maakt het jezelf gemakkelijker door elkaars uitspraken nog een keer extra samen te vatten en zo check je of je elkaar wel goed hebt begrepen.
8) Geef duidelijk aan wat je van remote team verwacht.
Het is goed om vooraf een verwachtingspatroon op te zetten met bijvoormeeld: wanneer je het beste te bereiken bent maar ook hoe je de verschillende kanalen kan inzetten. In de ochtend bijvoorbeeld via Skype inchecken en daarna het werk verdelen. Whatsapp of andere meer directe kanalen kan je bijvoorbeeld gebruiken als je vraag dringend is.
9) Wees communicatief, ook bij niet direct werk gerelateerde dingen.
Deel verhalen met foto’s om te laten zien hoe je je werk leuk houdt. Als je je motivatie zelf even kwijt was dat je toen even heerlijk een half uurtje in je moestuintje bezig was.
10) Deel de successen voor een positief groepsgevoel.
Zorg dat je als leidinggevende een optimistisch tegengeluid laat horen. Moedig je team aan: ‘’Jullie kunnen dit!” Positiviteit werkt besmettelijk op het team, ook online!
11) Zorg voor vaste momentjes om de koppen bij elkaar te steken.
Wij noemen dit koffie corner momentjes. Standaard online meetings van 30 minuten 2x per dag. Het is niet verplicht om deel te nemen, zorg wel als leidinggevende dat jij hier wel altijd in zit.
12) Zorg dat niet altijd alle meetings werk gerelateerd zijn.
Organiseer ook online activiteiten zoals bijvoorbeeld online bier en pizza avond. Virtuele feestjes zijn goed voor de teambonding.
Op deze wijze krijg je alle medewerkers op hetzelfde niveau. Cultuurverschillen zullen tijdens het werk verbleken en je team gaat harder voor elkaar werken. Het zal sowieso een zeer positieve uitwerking hebben op je remote team.
Klik hier als je meer te weten wilt komen over hoe wij werken in onze kantoren in de Oekraïne.
